在使用之前，首先要建立本企业对应的部门，角色，并分配适当的功能模块，然后在具体的部门中建立操作人员。正常使用后，具体的工作将由这些操作人员负责。
3.1 建立新的部门、子部门（或角色）
我们以某五金加工企业为例，该企业员工人数在300左右，已设置了技术部、销售部、计划部、采购部、仓库、生产部、品管部、财务部、人事部、总经办等。
其中，销售部、采购部都有文员、业务员及部门经理不同的角色，而生产部则设置了文员、调度员及车间。
以系统管理员(admin)的身份登录进入系统，用鼠标依次单击“基础信息”，“安全管理”，“部门、权限及ERP操作人员设置”，打开权限设置模块，如图所示：
操作步骤：
①修改公司及部门的名称，与本企业的名称对应（直接修改右侧的部门名称即可）
②删除不需要的部门，如删除“设备科”，（需要先删除其子部门），鼠标右键菜单，选择“删除部门”，如下图：
③增加新的部门，先选择一个菜单节点，然后鼠标右键，根据部门的级别，选择“添加同级部门”，或“添加子部门”，然后给出这个新部门的编码及名称
部门的编码可以参考同级部门的编码，或上级部门的编码给出，避免重复
3.2 为部门、子部门分配权限
例3 我们给销售部门分配权限如下
①销售文员应具有“销售基础信息”维护权限，在左侧选择销售文员，右侧选择“部门权限设置”页，
②给销售业务授予订单处理及安排发货功能
③给销售经理订单审核及销售统计查询功能
3.3 在特定部门下建立用户
例4 分别在销售文员，销售业务及销售经理下建立操作人员如下
①建立销售文员帐号op211，编码为2101，在左侧选择销售文员，右侧选择“操作员信息”页
②单击“+”按钮，打开前操作员编码输入窗口，输入2101：
③操作员的编码输入提交后，又输入操作员的登录名称输入窗，输入op211，单击[是]提交。注意，用户名称用于登录，尽量用英文，或拼音。
用户建立后，应及时设置新用户的密码，并告知使用者。
用相同的方式，建立其他部门的操作人员
如果员工离职，可以设置是否操作助友制造执行系统为“否”，则这个帐号就不能登录进入助友制造执行系统
3.4 以新用户登录系统，
我们用上节建立的op211，登录进入助友制造执行系统,如下是进入后的主窗口：
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